DIREITO COMERCIAL, SOCIETÁRIO E CORPORATE GOVERNANCE

01. Quais os deveres do órgão de administração das sociedades comerciais?

Os administradores e gerentes das sociedades comerciais encontram-se, mesmo em situações ditas anormais, vinculados a deveres de cuidado e de lealdade, e continuam a estar, perante a pandemia da COVID-19, sujeitos a deveres especiais de cuidado/ diligência no âmbito da segurança, saúde e higiene no trabalho.

02. No atual estado do país, é exigido aos administradores e gerentes das sociedades comerciais o cumprimento de algum dever adicional?

Em geral, impende sobre as sociedades, e, indiretamente, sobre os membros do respetivo órgão de administração, deveres fiduciários, e, em concreto, um dever de proteção dos seus trabalhadores, shareholders, clientes, fornecedores, outros stakeholders e de todos aqueles que com aquelas estabeleçam contactos, sendo, no atual estado do país, esse dever de proteção intensificado.

Têm, por isso, de ser implementadas recomendações e medidas de segurança e planos de contingência com vista à concretização do dever de proteção a que as sociedades estão obrigadas.

Em particular, no que respeita aos deveres para com os trabalhadores, cabe à sociedade a implementação, monitorização e revisão das respetivas medidas adequadas à eliminação ou, quando tal seja inviável, mitigação dos efeitos da presente pandemia.

A ausência de tomada das medidas acima indicadas poderá implicar a responsabilidade da sociedade e, eventualmente, dos membros do respetivo órgão de administração.

03. Que medidas adicionais de corporate governance podem os órgãos de administração das sociedades adotar em face da COVID-19?

No âmbito da pandemia da COVID-19, as empresas devem procurar, nesta fase em que pode estar em causa a hipótese de incumprimento das suas obrigações contratuais ou das da contraparte, proceder do seguinte modo:

I. Análise de todos os contratos de seguro contratados no âmbito da sua atividade (responsabilidade civil profissional, de acidentes de trabalho, de saúde, de vida, multirriscos, de viagem, etc.), em especial, deverão verificar:

  • Se os contratos se mantêm válidos,

  • Qual o âmbito das coberturas contratadas,

  • Quais os procedimentos, os prazos e procedimentos a serem considerados no caso de sinistro e necessidade de acionar o seguro;

II. Análise dos contratos celebrados e em vigor com clientes, fornecedores ou outros terceiros relevantes e, em particular, verificar:

  • Qual a lei aplicável ao contrato;

  • Se foram definidas cláusulas de alteração das circunstâncias ou de força maior;

  • Como se encontra regulado o incumprimento de obrigações assumidas e que consequências tal acarreta para cada uma das partes.​


04. Em que termos a atendibilidade de documentos expirados pode ser aplicada ao corporate governance?

Dando cumprimento ao disposto no artigo 16º, nº 2, do DL 10-A/2020 de

13/03, encontra-se já implementado os respetivos procedimentos informáticos que viabilizam a utilização até 30 de junho de 2020 dos certificados de admissibilidade ou certidões permanentes cuja validade possa ter expirado desde 24 de fevereiro de 2020.

Assim, para atos como constituição de sociedades comerciais, participação em assembleias gerais ou outros, serão aceites cartões do cidadão, certidões e certificados emitidos pelos serviços de registos e da identificação civil, carta de condução, bem como os documentos e vistos relativos à permanência em território nacional, cujo prazo de validade tenha expirado, são aceites, nos mesmos termos, até 30 de junho de 2020.

05. E se uma Assembleia Geral obrigatória não foi realizada até dia 31 de Março?

A presente pandemia surge em pleno período de realização de assembleias gerais anuais.

Nesta senda, conforme estipulado no Decreto Lei n.º 10-A/2020, de 13/03, as assembleias gerais anuais das sociedades comerciais, das associações ou das cooperativas podem ser realizadas até 30 de junho de 2020.

06. Devemos adiar Assembleias Gerais previamente convocadas?

Deverá ser analisada a real necessidade da realização da Assembleia Geral agendada para o período em que foi decretado o estado de emergência, sendo, sempre que possível, aconselhada a revogação da convocatória e o consequente reagendamento da Assembleia Geral.

A nova convocatória deverá indicar uma nova data de acordo com as perspetivas de evolução da pandemia do Covid-19, de forma a minimizar os riscos associados à realização de reuniões presenciais.

Uma decisão desta natureza deverá ser sempre devidamente justificada e comunicada atempadamente aos acionistas ou sócios e demais membros dos órgãos sociais.

07. E se for essencial realizar uma Assembleia Geral para o período em que está decretado estado de emergência?

Na eventualidade de realização de Assembleia Geral, é preciso avaliar casuisticamente o risco real de realização da reunião presencial, sendo igualmente essencial zelar pelo cumprimento de todas medidas de contingência e prevenção, em todos os momentos, por forma a evitar o risco do contágio dos participantes e a garantir a segurança dos envolvidos.

Será necessário implementar medidas que salvaguardem o necessário distanciamento social, como por exemplo, medidas que assegurem uma distância mínima de dois metros entre pessoas, a permanência no local pelo tempo estritamente necessário à realização da assembleia geral, e a disponibilização de equipamentos de saúde e higiene, tais como luvas, máscaras e álcool-gel e similares, como forma de preservação da saúde dos participantes e, naturalmente, da saúde pública.

08. A Assembleia Geral tem de contar com a presença física dos respetivos acionistas ou sócios?

Nos casos de realização inadiável das assembleias gerais, as sociedades deverão ponderar promover o recurso a reuniões através de meios telemáticos assim como recomendar a utilização de voto eletrónico por correspondência, quando tal seja possível.

09. E quando não for possível adiar a Assembleia Geral?

Neste contexto, salientamos as várias recomendações que podem ser implementadas para as Assembleias Gerais que não possam ser adiadas:

  • Recomenda-se a realização de assembleia geral de acionistas ou reunião do conselho de administração através de meios telemáticos (salvo disposição em contrário no contrato de sociedade), caso em que a sociedade deverá assegurar a autenticidade das declarações e a segurança das comunicações, procedendo ao registo do seu conteúdo e dos respetivos intervenientes;

  • A participação na assembleia geral por meios telemáticos deverá comunicada na sua convocatória;

  • Quando a convocatória não preveja esta possibilidade, admite-se, ainda assim, a utilização de meios telemáticos, desde que essa possibilidade seja dada a conhecer, pelos mesmo meios utilizados para a convocatória aos acionistas e demais membros dos órgãos sociais até ao momento da realização da assembleia geral;

  • Caso não seja viável o recurso pleno a assembleias gerais telemáticas, recomenda-se o recurso à conjugação de meios presenciais e não presenciais, com vista à minimização de riscos para as pessoas envolvidas;

  • O recurso parcial a meios de comunicação telemáticos e interativos, como a videoconferência, permitindo a interatividade entre os participantes da referida assembleia através de meios de comunicação à distância;

  • Recomenda-se que a informação prévia à assembleia geral seja disponibilizada exclusivamente no sítio da internet da sociedade (evitando-se deslocações à sede para o efeito) ou remetida aos acionistas por email;

  • Recomenda-se o exercício do direito de voto, de informação e outras comunicações relevantes entre os participantes na assembleia por correspondência eletrónica (evitando-se contatos presenciais e eventuais atrasos na correspondência postal);

  • Recomenda-se que os meios de identificação dos acionistas presentes confiram efetivamente um nível elevado de certeza e segurança quanto à fiabilidade de tais registos (listas de presença).​

10. O que se pode fazer além de, simplesmente, decidir adiar as assembleias presenciais?

Neste caso, será aconselhável o recurso:

  • A reuniões através de meios telemáticos (reuniões virtuais por videoconferência, por exemplo);

  • Ao exercício do direito de voto por correspondência (postal ou eletrónico);

  • Em alternativa, e se possível, à realização de deliberações unânimes por escrito.


​11. Como se realiza uma Assembleia Geral através de meios telemáticos, ou seja, assembleias virtuais?

A Assembleia Geral da Sociedade poderá ser efetuada por meios telemáticos, devendo a sociedade assegurar a autenticidade das declarações de voto e a segurança das comunicações, mediante o registo fidedigno do seu conteúdo e dos respetivos intervenientes, com a utilização de meios técnicos necessários ao efeito.

Deste modo, caso seja escolhida esta opção, e de forma a garantir a autenticidade das declarações de voto e a segurança das comunicações, a identidade dos sócios/acionistas deve ser confirmada virtualmente, em tempo real, através de videoconferência, mediante a apresentação de documento idóneo de identificação oficial em Portugal, designadamente, cartão de cidadão ou o passaporte e, caso se aplique, seja acompanhado dos respetivos títulos/certificados que comprovem a qualidade de acionista.

12. Como se processa o voto online em Assembleia Geral?

No voto online, o sócio/acionista acompanha os trabalhos da Assembleia Geral e exerce o seu voto à distância, mas em tempo real,

devendo ser assegurada a autenticidade das declarações emitidas.

13. Como se processa o Voto por Correspondência (Via Postal ou Eletrónica) em Assembleia Geral?

O voto por correspondência (via postal ou eletrónica) consiste numa forma de deliberação adotada em Assembleia Geral convocada, ou seja, continua a existir uma Assembleia “real”, com a reunião presencial de sócios, no entanto, alguns deles emitem o voto por correio e enviam-na por correspondência ou de forma eletrónica.

O princípio da admissibilidade do voto por correspondência aplica-se seja ao voto emitido através da correspondência tradicional, seja ao voto exercido através de correspondência eletrónica, pelo que se mantêm as específicas exigências de segurança associadas à utilização do voto por correspondência eletrónica.

E, no caso de voto por correspondência, a convocatória deve ainda indicar, além das formalidades legais obrigatórias:

  • A descrição do modo como o mesmo se processa, incluindo o endereço, físico ou eletrónico;

  • As condições de segurança do voto por correspondência;

  • O prazo para a receção das declarações de voto e a data do cômputo das mesmas.

Com base na legislação até à data de 14 de Maio de 2020

 

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